Tenir des registres à jour fait partie des droits et obligations des associations. Ces registres consignent les décisions prises et les opérations réalisées par l’organisme au fil du temps. Quels sont les registres d’association à tenir régulièrement à jour ? À quoi servent-ils ? Comment les remplir ?

Qu’est-ce qu’un registre d’association ?

On parle souvent du registre d’une association au singulier, mais il y en a plusieurs en réalité. Ils gardent une trace écrite, de manière chronologique, de l’ensemble des informations importantes (décisions prises, actions menées, etc.) en rapport avec la vie de l’association.

Chaque registre reflète l’engagement à bien gérer son association. En effet, ces documents facilitent la communication sur les événements liés à la vie administrative de l’organisme concerné. Il faut par exemple y consigner le suivi comptable, la liste des membres, les décisions qui modifient l’association, etc.

Il est à noter que chaque registre d’une association doit être conservé au siège. Les registres retracent ainsi les informations importantes et en garantissent la sécurité juridique.

Registre spécial

Selon l’article 5, alinéa 5, de la loi du 1^er juillet 1901, créer une association implique obligatoirement la tenue à jour d’un registre spécial. Celui-ci acte les modifications et changements qui affectent l’identité et la vie de l’organisme en question. Cependant, l’ordonnance n°2015-904 du 23 juillet 2015 (art. 1^er, 1°) a abrogé l’article précédemment cité, rendant ainsi le registre spécial, facultatif. Cette ordonnance simplifie en tout cas le régime des fondations et des associations et optimise leur sécurité juridique.

Toutefois, même si le registre spécial est désormais facultatif, sa tenue est fortement recommandée. Et vous trouverez facilement un modèle de registre spécial sur Internet. Vous pourrez ainsi documenter de manière chronologique et détaillée, les changements opérés et les missions accomplies par votre association, au fil du temps. Le registre spécial consigne les changements juridiques et les formalités réalisées en préfecture :

• Changement d’adresse du siège
• Changement de dirigeant
• Acquisition immobilière

Etc.

Registre des adhérents

Le registre des adhérents d’une association contient la liste nominative des adhérents avec des informations détaillées :

• Identité
• Vie associative
• Identité bancaire

Une version physique (sous la simple forme d’un cahier) suffit pour les associations avec peu d’adhérents. Cependant, une version numérisée est toujours plus pratique parce que le classement et la consultation des fichiers seront alors plus aisés. La version numérique de ce registre des adhérents d’une association fait aussi gagner beaucoup de temps pour l’envoi de courriers électroniques.

Registre des délibérations

Devant être coté et paraphé par la personne qui représente légalement l’association, le registre des délibérations est prévu dans les statuts de certaines associations, principalement celles qui sont reconnues d’utilité publique.

Mais même sans l’obligation des statuts, tenir un registre des délibérations est fortement conseillé. Ce document anticipe les éventuelles contestations concernant les décisions prises en Assemblée Générale. Le registre des délibérations garantit également la transparence de la gestion des associations.

Concernant le contenu, ce registre consigne les délibérations des réunions entre les instances de l’association (assemblée générale, conseil d’administration, bureau). Il a divers objectifs :

• Faciliter la transmission entre les dirigeants entrants et sortants à travers un historique chronologique.
• Prouver le respect des procédures indiquées dans les statuts
• Prouver la validité des décisions prises

Pour faciliter la gestion d’une association, vous trouverez facilement le modèle de registre dont vous aurez besoin sur Internet, notamment sur le portail des associations.

Quoi qu’il en soit, au-delà du registre spécial, du registre des adhérents et du registre des délibérations, les registres d’association comprennent aussi le registre unique du personnel, les procès-verbaux et les registres comptables. Bien entendu, la tenue et la mise à jour de tout registre d’une association engagent cette dernière à certaines obligations en matière de RGPD. Ce Règlement Général sur la Protection des Données implique en effet de nombreuses dispositions légales et obligatoires concernant les données personnelles.