Comment gérer la comptabilité d’une association sportive ?

En tant qu’association sportive, il est de votre devoir de tenir une comptabilité associative, même si vous n’êtes qu’une structure de petite taille. Mais vous êtes complètement perdu entre les comptes de résultat, les plans comptables ou encore les bilans financiers ? Joinly connaît les problématiques de gestion des associations, notamment en ce qui concerne leur comptabilité. C’est pourquoi nous vous proposons ici de clarifier la tenue comptable de votre club, sans rentrer dans des détails trop lourds pour le moment.

Comptabilité de trésorerie versus comptabilité d’engagement 

En France, la plupart des associations sportive sont de petites tailles : les obligations comptables de ces dernières sont donc réduites. Mais très vite, le besoin de tenir une comptabilité simple et claire se fait ressentir. Mais quoi adopter ? Une simple comptabilité de trésorerie ou une comptabilité d’engagement ? Vous ne connaissez pas exactement la différence entre ces deux types de comptabilité ? Elle est toute simple !

La comptabilité de trésorerie

En fait, la comptabilité de trésorerie (ou comptabilité d’encaissements) s’adresse principalement aux petites structures et s’appuie uniquement sur les relevés bancaires, en prenant généralement la forme d’un tableau « recettes-dépenses ». Il s’agit donc d’une comptabilité simplifiée, qui correspond aux associations dont le budget est modeste. Elle peut être tenue dans un simple cahier, à l’ancienne.

La comptabilité d’engagement

La comptabilité d’engagement est la comptabilité classique, c’est-à-dire celle qui prend en compte les recettes-dépenses, mais également les comptes clients et les comptes fournisseurs. Elle consiste en fait à distinguer les engagements (les créances ou les dettes) des paiements. C’est une véritable comptabilité, au même titre que celles des sociétés commerciales.

Même si tenir une comptabilité est vraiment nécessaire de nos jours, ne serait-ce que pour comparer les résultats d’une année à l’autre ou pour présenter les comptes lors de l’assemblée générale, la loi 1901 n’indique aucune obligation légale en matière de comptabilité.

Quels logiciels de comptabilité associative ? 

Avant toute chose, il est bien sûr nécessaire de déterminer comment et par quelle solution vous allez tenir votre comptabilité.

Le logiciel phare des années 2000 : Excel

C’est l’ancienne école. Ce sont les personnes qui utilisent uniquement Microsoft Excel pour tenir toute leur comptabilité associative. Ce qui convient surtout aux associations de petites tailles. Mais Excel étant un simple tableur, et non un logiciel spécifiquement développé pour répondre à des besoins comptables, on atteint rapidement ses limites. Bien que polyvalent et complet, Excel manque d’intuitivité et il faut connaître toutes les formules pour pouvoir maîtriser entièrement le tableur. En plus, le travail collaboratif sur un tel outil est quasi impossible.

Les logiciels de comptabilité conçus pour les associations

Nous parlons ici des logiciels de comptabilité, à télécharger ou utilisant le cloud, spécialement dédiés à la gestion comptable des associations. Bien sûr, on retrouve sur le marché des solutions également adaptées aux besoins des associations sportives et des clubs. Ils présentent l’avantage d’avoir été créés spécifiquement pour les associations. Et sont donc en général clairs et simples à prendre en main. Ces solutions sont aussi plus intuitives et plus sécurisés qu’un simple Excel. Les documents comptables sont automatiquement mis à jour, et consultables et un clic ! Utile, surtout lorsque l’on sait que la plupart des trésoriers d’association ne sont pas des professionnels de la comptabilité. En plus, certains de ces outils proposent la gestion des membres, des cotisations ou encore des événements en complément de la comptabilité, pour des remontées d’informations automatiques !

Ainsi, en tant qu’association sportive, vous avez tout intérêt à utiliser un logiciel ou une solution en ligne spécialement conçue pour les structures associatives. En plus du gain de temps, il vous sera beaucoup simple de tenir une comptabilité associative claire et à jour.

Les bases de la comptabilité 

Il est désormais temps de reprendre les bases de la comptabilité ! Tout d’abord, vous devez savoir qu’en tant qu’association sportive, vous n’êtes pas soumises à utiliser le Plan Comptable Général (PCG). Vous devez utiliser le Plan Comptable Associatif (PCA). N’ayez pas peur : celui-ci est en fait une simplification du PCG. Ouf, bonne nouvelle !

Comptabilité associative : petit rappel

Vous avez tout oublié des cours de comptabilité auxquels vous aviez assistez à l’époque ? Joinly est là pour vous faire un petit rappel, à la fois des principales notions comptables et des principales opérations de gestions courantes.

En comptabilité, une charge est une opération comptable qui représente l’achat d’un bien ou d’un service pour être consommé par l’association. On distingue les charges d’exploitation, les charges financières et enfin les charges exceptionnelles. Un produit, au contraire, correspond à une ressource qui est définitivement acquise par l’association, et qui résulte des activités de cette dernière. Au même titre que les charges, on retrouve les produits d’exploitation, les produits financiers et enfin les produits exceptionnels. Dans le cas d’une association, un produit pourrait être un don reçu, par exemple.  Le résultat est simplement la différence entre le total des charges et le total des produits.

Autres notions importantes à apprivoiser : les dettes et les créances. Une créance est un droit qu’une entreprise détient sur une autre entreprise alors qu’une dette est l’obligation d’exécuter d’une entreprise vis-à-vis d’une autre entreprise. Plus simplement, une entreprise qui doit de l’argent à une autre entreprise a donc une dette envers elle. À l’inverse, l’entreprise qui attend d’être payé possède une créance envers celle qui doit l’argent. Plus simple comme ça ?

Enfin, on parle d’exercice comptable pour la période à laquelle une association est tenue d’enregistrer toutes les opérations comptables effectuées. Cette période dure en général un an. La clôture comptable, quant à elle, arrive directement après la fin de l’exercice comptable. Elle correspond à la période à laquelle il est nécessaire de figer les différents documents comptables. Ceux-ci seront à présenter lors de la prochaine assemble générale d’association.

Associations sportives : quelles obligations comptables de nos jours ? 

Les documents comptables à connaître

En tant qu’association sportive, voici ci-dessous les cinq documents comptables que vous devez impérativement produire :

• Le compte de résultat est sans doute le plus connu des documents comptables à fournir. Il est simplement d’une synthèse des charges et des produits. Grâce à lui, il est possible de savoir si le résultat de l’association après un exercice comptable est un excédent (bénéfice) ou un déficit (perte).
• Le bilan est l’état du patrimoine de l’association à un moment donné. Il présente l’actif (ce que vous possédez) et le passif/les ressources (ce que vous devez). L’actif et le passif doivent impérativement être égaux. En effet, on part du principe qu’une opération, de n’importe quelle nature, impacte à la fois l’actif et le passif, d’où un équilibre parfait.
• Le Livre Journal ou les journaux est un document volumineux puisqu’il présente toutes les opérations comptables de votre club, classées au jour le jour et selon leurs natures. C’est donc très exhaustif. On y distingue l’emploi et la ressource.
• Le Grand Livre reprend les différentes opérations des journaux en les catégorisant (dans des comptes) et en les synthétisant. Celui-ci retrace l’ensemble des opérations classées par compte comptable, compte après compte. On constate donc directement l’utilité de ce document.
• La balance est en fait un résumé du Grand Livre. La balance est très utile aux experts-comptables, qui parcourent plutôt celle-ci au lieu du Grand Livre. On distingue la balance avant inventaire et la balance après inventaire.
• Une annexe comptable, à produire annuellement et qui doit comporter des informations complémentaires telles que l’importance du bénévolat dans votre structure.

Sachez que, lors de l’assemblée générale de votre club, le trésorier devra présenter à tous le compte de résultat et le bilan correspondant à l’exercice comptable qui vient de se terminer. D’où l’importance de bien les compléter

Egalement, en tant que club, vous devez savoir si vous êtes, oui ou non, soumises au nouveau plan comptable. Cliquez ici pour le savoir.

L’importance du trésorier

Même si vos joueurs disent parfois le contraire, il n’y a pas que les résultats du terrain qui comptent ! Le trésorier d’une association sportive a un rôle primordial dans le bon fonctionnement de la structure en question. Son rôle est bien évidemment de verser les salaires (si votre club dispose de salariés) ou le cas échéant de rembourser les frais des bénévoles. Mais il est aussi d’enregistrer toutes les opérations comptables du club en question. Le trésorier doit également suivre de près l’état de votre trésorerie, et pourquoi pas de prévoir et d’anticiper l’avenir de celle-ci (on appelle cela le plan de trésorerie). Aussi, lors de demandes de subvention, ce sera à votre trésorier de fournir tous les documents comptables demandés. Tenez-les donc à jour !

En tant que dirigeant associatif, n’oubliez pas que le trésorier est toujours bien placé pour prendre des décisions, puisqu’il a sous les yeux une vision claire de la situation de votre association. Il est en quelque sorte le garant du projet que vous avez mis en place. Réservez-lui donc une place de choix au sein de votre club !

Et la comptabilité analytique dans tout ça ?

C’est un exercice à priori destinée aux grosses associations. En tant qu’organisation, la comptabilité analytique consiste en fait à reprendre et retravailler les données de la comptabilité générale pour ensuite identifier et mettre en lumière de manière plus simple les éléments les plus importants qui jouent sur le résultat de la structure. C’est donc un véritable outil de gestion, de pilotage et d’analyse de l’organisation.

En tant qu’association, retenez simplement que la pratique est en train de se démocratiser, notamment grâce à l’apparition récente d’outils et de logiciels abordables comprenant la comptabilité analytique (que l’on appelle les logiciels ERP). Considérez donc celle-ci comme un « bonus », si vous désirez la mettre en place.

Vous avez désormais plus d’informations et de détails sur la tenue comptable de votre association ! Nous avons essayé de rendre la chose simple et facile à appréhender pour que vous puissiez directement comprendre et identifier les enjeux des différents documents comptables.

Pour d’autres articles pédagogiques autour des associations sportives, comme la préparation et l’organisation d’une assemblée générale d’association, visitez la rubrique du blog Joinly vous présentant nos supers conseils à destination des associations !